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Vous souhaitez faire une présentation orale en vous appuyant sur un document Powerpoint.

 

Certaines questions sont à se poser avant de commencer, sur le fond comme sur la forme.

 

Il s’agit de bon sens, mais dans l’élan vous pouvez avoir tendance à créer un document touffu, indigeste et qui n’aboutira pas à un des objectifs de base : se faire comprendre et transmettre un message.

 

 

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Qu’est-ce qu’un document PowerPoint ?

C’est un document visuel, permettant l’usage d’images, de graphiques, de sons et d’animations de textes. Il peut être transmis par mail, et sert, le plus généralement, comme support visuel lors d’une réunion, conférence ou formation.

 

Je dis bien le mot « support », c'est-à-dire que le document que vous allez réaliser doit avoir une valeur ajoutée à votre exposé oral : il est là pour aider votre public à suivre votre présentation orale et vous permet également de garder des repères dans votre argumentaire.

 

Ce que n’est pas un document PowerPoint : ce n’est pas un document Word que l’on écrit au kilomètre. Ce n’est pas le texte complet de votre présentation, d’un discours, des phrases longues et sans fin, un texte à lire par vous, le dos tourné au public ou presque.

 

De quoi voulez-vous parler ? A qui vous adressez-vous ?  

Quel est votre objectif : informer, convaincre, former, présenter une vue d’ensemble, un éclairage particulier, attirer l’attention sur une situation, un point particulier ? 

 

Qui est votre public ? Des collègues, des personnes extérieures, des inconnus, des supérieurs hiérarchiques ou encore des personnes de culture étrangère ? Votre public est-il composé de personnes habituées aux présentations orales ? De personnes plutôt sensibles aux données quantitatives ou au contraire aux données qualitatives, voire aux deux ?

 

Que savent-elles déjà sur le sujet que vous allez présenter : rien ? Vous devez commencer par situer votre sujet, l’expliquer, et présenter le contexte. Un peu ? N’hésitez pas à communiquer clairement et à revenir sur certaines informations élémentaires pour vérifier que vous parlez tous de la même chose. Beaucoup ? Vous pourrez aller plus rapidement au but mais veillez tout de même à resituer l’objectif de votre présentation. Comme le dit l’adage, c’est évident, mais ça va mieux en le disant.

 

Comment présenter les transparents ou diapos (ou slides) ?

Votre entreprise ou organisme peut avoir une charte graphique à respecter, pensez-y.

Sinon, libre à vous d’être sobre ou créatif, selon votre objectif et le public visé.

 

Une règle s’impose : peu de phrases, de chiffres et peu de mots. Pensez aux mots clés, aux idées conductrices de votre exposé, aux mots, aux chiffres ou aux idées à retenir par votre public.

 

Il n’est pas nécessaire de créer 40 ou 50 diapos, au bout d’une dix, votre public risque d’être lassé. Il s’agit de faire court, pour parler simplement. Une présentation de 10 minutes, de 20 à 30 minutes suffit en général, à moins qu’il ne s’agisse d’une formation. Vous devez prévoir le temps nécessaire aux questions de votre public.

 

 

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Comment se déroule votre exposé ?

Précision qui n’est pas inutile (je passe assez de temps dans des réunions publiques où des inconnus, satisfaits d’eux-mêmes, prennent la parole) : pensez à vous présenter, nom, titre, service, organisme, ville… Adaptez la déclinaison de votre identité en fonction de votre auditoire.

 

Annoncez l’objectif de la présentation, sa durée estimative, et si cela est nécessaire et pertinent, laissez les personnes présenter leur identité et leurs propres objectifs.

 

Pensez à votre position dans l’espace : près de l’écran, mais pas devant (eh oui, j’en ai vu souvent), ne vous mettez pas, non plus, devant le projecteur, veillez à ce que chaque personne puisse voir la présentation.

 

Pendant votre exposé oral, l’assistance doit avoir le temps de prendre des notes et d’effectuer un mouvement des yeux qui va de l’écran vers vous et inversement.

 

De votre côté, vous devez faire circuler votre regard sur l’ensemble de l’auditoire et de temps à autre, jeter un coup d’œil sur l’écran, pour rester synchrone. Vous donnerez plus de vie et d’interactivité à votre présentation. Vous serez également plus attentif aux réactions des personnes présentes puisque vous vous adresserez à elles et non à l’écran ou à un quelconque papier...

 

C’est pour cela que vous devez savoir de quoi vous parler : vous devez vous adresser au public comme si vous pouviez vous passer du PowerPoint ou de vos notes, mais surtout vous n’avez PAS A LIRE le texte. Votre public est censé savoir lire, laissez-le découvrir le contenu et à vous d’apporter les informations complémentaires !

 

 

En conclusion, une présentation PowerPoint utile exige trois conditions minimales :

* une connaissance du sujet dont vous souhaitez parler

* un esprit de synthèse

* une répétition à blanc pour vous habituer à parler sans regarder l’écran ou vos notes.

 

 

Bien d’autres éléments sont à prendre en compte, sur le fond comme sur la forme.

 

Je suis à votre disposition pour vous aider à élaborer des présentations PowerPoint efficaces et à préparer vos présentations orales.

 

Marie-Laure Tena – 24 mai 2010

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