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Les envois électroniques se sont banalisés. En dépit de ce nouvel usage, si pratique, nous envoyons tous des courriers, des lettres personnelles, des cartes postales, des courriers administratifs et professionnels.

 

Je vous propose de revoir ensemble quelques conseils généraux sur :

 

Le papier

L’enveloppe

L’encre

La mise en page

La signature

L’adresse  

Les formules de politesse

 

Le papier et l’enveloppe doivent être de la même couleur et de la même qualité. Le papier aux couleurs arc-en-ciel sera réservé aux intimes. Le papier blanc, standard, 80g, sera approprié en toutes circonstances.

 

Les enveloppes rectangulaires avec fenêtre sont utilisées pour les courriers professionnels ou commerciaux.

 

L’encre noire ou bleu foncé est la plus adaptée aux courriers officiels. Pensez que l’encre noire n’est pas effaçable, contrairement à l’encre bleue. Ce point peut être important si vous souhaitez pouvoir utiliser votre courrier comme preuve.

 

La mise en page doit être aérée (sans trop d’espaces, tout de même). Par expérience, une marge de 2 à 3 cm, à droite, à gauche, en haut et en bas, est suffisante.

 

Si votre courrier est manuscrit, écrit à la main, veillez à la netteté des mots et du texte dans son ensemble (évitez les ratures et les pâtés). Les lignes devront être les plus régulières et les plus droites possibles.

 

Si le courrier est dactylographié, le texte devra être justifié (voir l’article ici présent), c’est-à-dire qu’il aura une marge rectiligne à gauche et à droite.

 

Le courrier est composé de trois grandes parties : en haut, les informations relatives aux adresses de l’expéditeur et du destinataire, le lieu et la date du courrier ; puis le début de lettre suivie, après un saut de ligne, du texte  « Madame, Monsieur, » ; en bas, après la signature, le post-scriptum (P-S) pour préciser un détail complémentaire, et la liste éventuelle des pièces jointes (PJ).

 

La dernière page doit au moins contenir trois lignes. Ne terminez pas votre courrier avec un deuxième feuillet comprenant seulement les formules de politesse ! Si votre courrier se présente sur plus d’une page, veillez à équilibrer le texte sur tous les feuillets.

 

La signature se situe au milieu ou à droite, quelques espaces après la fin du texte. Vous pouvez taper votre prénom et nom, ou encore l’initiale de votre prénom suivie de votre nom, puis signer au-dessous, à la main.

 

L’adresse est composée des éléments suivants :

Nom du destinataire : Attention, on écrit Monsieur ou Madame dans sa totalité ou M. ou Mme. Mr veut dire « Mister » en anglais et n’est pas correct (MM pour Messieurs, Mrs étant incorrect).

Notez que les abréviations sont moins courtoises (Dr pour Docteur, Me pour Maître, Mlle pour Mademoiselle). Préférez donc écrire l’intitulé en entier, en particulier pour les courriers officiels. Selon les administrations ou les usages, le nom sera écrit tout en majuscules « MARTIN » ou minuscules avec l’initiale en majuscule « Martin », cette dernière pratique tendant à devenir la plus courante.

Titre du destinataire, si cela est nécessaire : Directeur, Député, Professeur, etc.

Nom de l’organisme, de l’entreprise

Rue : attention aux vieilles habitudes : on ne met pas de virgule entre le numéro de la rue et le nom de la rue «7 rue de la Montagne » et non « 7, rue de la Montagne ».

Code postal et ville

 

Exemple :

Madame Martin

Directrice

Office National du Logement (ONL)

7 rue de la Montagne

38199 Barbichou les Bains

 

Les formules de politesse : si vous répondez à un courrier, vous pouvez reprendre la formule de politesse que votre correspondant a utilisée. Dans le cas contraire, la formule de politesse dépendra à la fois de l’intimité que vous pouvez avoir ou non avec votre correspondant (est-ce un proche, un ami, un employeur, un responsable administratif ou politique, un avocat, un huissier ?) et de l’objet de votre courrier (demande d’information, sollicitation d’entretien ou d’échelonnement de paiement, réclamation, plainte, etc.).

 

Pour conclure cette première approche de l’envoi d’un courrier postal, je dirai que le conseil le plus important est de rester simple et sobre, aussi bien dans la présentation que lors de la rédaction.

 

Je suis à votre disposition pour vous aider dans la rédaction de vos courriers professionnels, administratifs ou personnels.

 

Marie-Laure Tena – 29 mai 2010

 

 

 

 

 

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