Overblog Suivre ce blog
Editer la page Administration Créer mon blog
/ / /
 entete formulaire sub

 

 

Vous souhaitez envoyer un dossier de demande de subvention ?

 

Voici ce que mon expérience professionnelle me permet de vous dire :

 

Une subvention est une aide attribuée par les pouvoirs publics, généralement financière (cela peut être aussi une aide en nature, telle qu’un prêt de local ou de matériels bureautiques, ou encore la mise à disposition de personnel) et qui dépend à la fois du dossier que l’association ou la structure envoie et de la grille de validation de l’organisation sollicitée. Une subvention reste une aide accordée, à titre facultatif. Non seulement une demande peut être refusée mais elle peut aussi ne pas être reconduite d’année en année (si vous avez été subventionné pendant x années, rien ne permet de penser que vous serez subventionné les années suivantes). Un dossier de demande de subvention motivé devra être envoyé à chaque fois et sa pertinence sera réexaminée par les gestionnaires des pouvoirs publics.

 

Généralités 

 

Vous ou votre association souhaitez solliciter les pouvoirs publics, l’Etat ou les collectivités territoriales (mairies, communautés de communes ou d’agglo, conseil général, conseil régional) ou encore l’Union européenne pour récolter des fonds vous permettant de financer le fonctionnement de votre organisation ou un projet spécifique.

 

L’Etat a créé un formulaire unique, un peu complexe, que vous pouvez retrouver sur le site secteur-public.fr.

 

 

Sachez néanmoins que les collectivités peuvent avoir élaboré leur propre formulaire, défini selon leur grille d’analyse. N’hésitez pas à le leur demander, il y a toujours dans une collectivité au moins un gestionnaire des demandes de subventions. Si la collectivité est importante (grosse mairie, conseil général ou régional ou autre), il y aura sans doute un ou une gestionnaire par secteur : enfance, environnement, scolaire, économique, social, etc.

 

Vous pouvez et devez solliciter toutes les collectivités de votre territoire : mairie de la commune qui héberge l’association ou la structure, la communauté de communes ou d’agglomération ou urbaine dont votre structure dépend, votre Conseil Général et votre Conseil Régional. Vous pouvez également vous adresser à des services de l’Etat tels que, par exemple, la DRAC (Direction régionale des affaires culturelles), ou encore un Ministère.

 

Un dossier de demande de subvention concerne une année donnée. Si le montant sollicité est inférieur à 23 000 € et porte sur une année donnée (possibilité de re-présenter un dossier chaque année), alors votre dossier sera traité en tant que demande de subvention.

 

Si la subvention porte sur plusieurs années et/ou si le montant sollicité est supérieur ou égal à 23 000 €, une convention sera associée à votre dossier. Cette convention devra être signée par les responsables de votre structure et par le ou les représentants de l’Etat ou de la collectivité.

 

Quelles sont les questions que vous devez vous poser avant d’envoyer votre dossier de demande de subvention ?

 

1-   Est-ce la première fois que je sollicite cette collectivité ou ce service de l'Etat ?

 

      Si oui, je n’ai pas l’obligation légale de communiquer le bilan d’activités et le bilan comptable ou le compte de résultats de l’année précédente. En revanche, je dois faire un effort pour présenter la structure, sa mission, ses actions sur le terrain, ses objectifs voire ses résultats en terme de population ciblée, de zone géographique d’intervention (région, département, villes, quartiers), de fréquentation, de manifestations réalisées, de fonds récoltés, etc. Je dois impérativement joindre à mon dossier une copie lisible des statuts signés, la liste mise à jour du bureau, une copie du récépissé de la préfecture. Je dois aussi présenter un budget prévisionnel avec les charges et les recettes équilibrées. Le budget prévisionnel doit présenter toutes les demandes de subvention effectuées, que celles-ci soit déjà accordées ou qu’elles ne soient que potentielles, c'est-à-dire sans réponse officielle des organisations sollicitées. Vous devez être transparent dans votre communication budgétaire.

Si ce n’est pas la première fois, j’ai l’obligation légale de transmettre avec mon dossier de demande de subvention, mon dernier bilan comptable (si mon association bénéficie de l’intervention d’un expert-comptable) ou mon dernier compte de résultats, le compte-rendu de la dernière assemblée générale, et le dernier bilan d’activités circonstancié. Pourquoi tous ces documents ? Tout simplement parce que les pouvoirs publics doivent pouvoir vérifier la pertinence du versement des subventions et du montant qui vous aura été attribué l’année d’avant.

 

2-   Est-ce que je m’adresse à la bonne collectivité, au bon service, au bon secteur ? 

 

      C’est une bonne question dans la mesure, où pour l’instant (tant que la réforme des collectivités territoriales n’est pas votée et que les décrets ne sont pas rédigés) il existe une répartition des compétences entre les différents pouvoirs publics. L’économique est une compétence attribuée à l’intercommunalité, c'est-à-dire aux communautés de communes, d’agglomération, etc. Il arrive cependant que certaines mairies (je pense ici à la Mairie de Grenoble) participent aussi au traitement des questions économiques. L’idéal est d’aller sur leur site internet et de regarder leurs secteurs d’activités qui vous donneront une idée des compétences qu’elles ont voulu développer. Le social est la compétence privilégiée du Conseil Général. Je ne veux pas donner un cours sur les collectivités, je resterai donc simple.

Pensez aussi que votre demande peut concerner plusieurs secteurs ou services d’une même collectivité. Par exemple, vous souhaitez demander une subvention pour un colloque scientifique, vous pouvez solliciter le secteur Universités et/ou recherche, mais peut-être aussi le secteur économique. Vous souhaitez demander une subvention pour votre association qui propose un soutien aux familles en difficultés en leur offrant du soutien scolaire et des permanences juridiques et sociales ? Vous pouvez alors solliciter le secteur scolaire et le secteur enfance et familles, ou le secteur social, selon l’organisation que les pouvoirs publics auront mise en place. Précisez dans votre dossier les services que vous sollicitez.

     

3-    Je ne peux pas transmettre à temps les documents nécessaires au traitement de ma demande dans les délais.  Que va-t-il se passer pour mon dossier ?

      

Les pouvoirs publics peuvent vous demander de leur transmettre votre dossier (par courrier ou par électronique) avant une certaine date. Pourquoi ? Pour plusieurs raisons : des raisons d’organisation et de calendrier : il y a un temps incompressible de réception et de traitements des dossiers, d’analyse par les services puis par le ou les élus, avant la présentation des demandes de subvention au vote de l’assemblée. Cela peut prendre plusieurs semaines, voire quelques mois. Il faut donc envoyer votre dossier en début d’année civile, voire en fin d’année précédente ; il y a également des raisons budgétaires basiques : premier arrivé, souvent premier servi. Crise oblige (ou transferts de l’Etat vers les collectivités non effectués), le budget des pouvoirs publics est restreint. Deux possibilités s’offrent à vous : faire partie des premiers dossiers traités pour avoir une chance d’être financé, ou bien être une structure subventionnée régulièrement et pour laquelle les pouvoirs publics concernés s’attendent à recevoir une demande, qu’ils planifieront sans doute.

Enfin, vous pouvez tout de même envoyer votre dossier de demande de subvention en tablant sur la chance et sur la bienveillance de vos interlocuteurs. Mais je n’y crois pas trop.

 

4-   Ma demande est rejetée, que puis-je faire ?

 

Vous pouvez solliciter un entretien avec les services concernés, vous pouvez interpeler l’élu(e) référent pour votre dossier (Maire, Adjoint du Maire, Conseiller municipal, communautaire, général ou régional). Dans tous les cas, vous êtes en droit de demander la motivation du refus, par courrier officiel. Est-ce que cela vous permettra de réitérer votre demande, avec de meilleurs arguments et de la faire accepter ? Rien n’est moins sûr.

Les refus, en général, sont liés à une erreur : vous avez frappé à la mauvaise porte, votre dossier est incomplet, la mission que votre structure présente n’est pas cohérente avec les missions de l’organisme que vous sollicitez. Ou bien, pour finir, votre dossier n’a pas présenté les arguments qu’il fallait pour être entendu  par les services et/ou les élus. 

 

A noter qu’il arrive que l’on vous verse un montant inférieur au montant demandé

 

 

Enfin, pour les fonds européens, deux cas possibles :

* les fonds sont gérés localement par le Conseil Régional

* les fonds sont gérés par l’Union européenne et vous devez remplir des formulaires ou répondre à des appels à projets : soyez vigilants et respectez bien les procédures en vigueur. Je voudrais préciser que, dans certains cas, si certains documents de travail sont en Français, certaines procédures exigent ensuite la maîtrise de l’anglais.

 

Je reste à votre disposition pour toute autre question ou conseil ou pour le montage de votre dossier de demande de subvention.

 

  

Marie-Laure Tena – 17 mai 2010

  

 

Partager cette page

Published by Marie-Laure Tena